書面決議を有効に成立させるためには、法令で定められた記載事項を漏れなく盛り込んだ書類の作成が不可欠です。実務でそのまま活用できる基本的な記載例を提示します。
1. 書面決議 提案書 テンプレート
【株主総会目的事項提案書】
株式会社〇〇（以下「当社」という）株主 各位
令和〇年〇月〇日
東京都〇〇区〇〇一丁目〇番〇号
株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇
当社取締役会（または代表取締役）は、会社法第319条第1項の規定に基づき、下記のとおり株主総会の目的である事項を提案いたします。本提案にご同意いただける場合は、別紙同意書に記名押印のうえ、令和〇年〇月〇日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。
記
第1号議案 取締役1名選任の件
当社の事業拡大に伴い、新たに取締役1名を選任いたしたく、次の者を候補者といたしたいと存じます。
取締役候補者：〇〇 〇〇（生年月日：昭和〇年〇月〇日）
2. 書面決議 同意書 例文
【株主総会目的事項同意書】
株式会社〇〇 御中
令和〇年〇月〇日
株主 住所：東京都〇〇区〇〇二丁目〇番〇号
株主 氏名：〇〇 〇〇 ㊞
私は、令和〇年〇月〇日付で貴社代表取締役より提案のありました下記の株主総会目的事項につき、会社法第319条第1項の規定に基づき、異議なく同意いたします。
記
第1号議案 取締役1名選任の件（同意する）
3. 株主総会議事録 雛形（書面決議用）
【株式会社〇〇 臨時株主総会議事録（みなし決議）】
取締役 〇〇 〇〇は、会社法第319条第1項の規定に基づき、株主総会の目的である事項について以下の提案を行ったところ、当該提案につき議決権を行使することができる株主の全員から書面による同意の意思表示を得たため、令和〇年〇月〇日をもって当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなされた。
1. 株主総会の決議があったものとみなされた事項
第1号議案 取締役1名選任の件（原案どおり承認可決され、〇〇 〇〇が取締役に選任された）
2. 提案をした者の氏名：代表取締役 〇〇 〇〇
3. 決議があったものとみなされた日：令和〇年〇月〇日
4. 議事録の作成に係る職務を行った取締役：代表取締役 〇〇 〇〇
上記のとおり、会社法第319条第1項の規定により株主総会の決議があったものとみなされたため、会社法施行規則第72条第4項第1号の規定に基づき本議事録を作成し、議事録作成取締役が記名押印する。
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇 議事録作成取締役 〇〇 〇〇 ㊞
