紹介状の封筒を扱う際、最も混乱を招きやすいのが「誰が作成した封筒で、誰宛てのものか」という文脈の違いです。医療機関発行の診療情報提供書と、転職・就職活動で提出する紹介状では、求められる対応が180度異なります。
医療機関の紹介状：患者自身による加筆は一切不要
かかりつけ医から大病院への転院や検査のために渡される紹介状は、医師が作成した公的な診療情報提供書です。この場合、封筒の表面にはすでに宛先医療機関名や医師名、裏面には紹介元の医療機関名・医師名が記載され、厳重に封緘されています。患者が「自分の紹介状だから」と名前やメモを書き加える行為はマナー違反であり、そのままの状態で持参するのが正式なルールです。
もし医療機関側で宛名の医師名が特定されていない場合は、「〇〇病院 〇〇科 外来担当医 先生」といった形で記載されます。患者側が空欄を推測して埋める必要はありません。
転職・就職活動の紹介状：ビジネスマナーに則った正確な記載
ハローワークの紹介状やエージェントからの推薦状を応募先企業へ送付する場合は、応募者自身が封筒を用意して宛名を作成します。筆記用具は黒の油性ボールペンまたはゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm程度）を使用し、万年筆を使用しても問題ありませんが、水濡れで滲まない顔料インクを選ぶのが基本です。
封筒の表面には、送付先の郵便番号、住所、会社名（「（株）」と略さず「株式会社」と正式表記）、部署名、担当者名を中央に大きく縦書きで配置します。担当者名が分かっている場合は「〇〇様」、部署宛ての場合は「〇〇部 御中」と敬称を使い分け、「先生」と「様」を混同しないよう注意が必要です。また、左下に赤字で「応募書類在中」または「紹介状在中」と記載し、四角い枠線で囲むのが定石となっています。
