窓口から提出する際の内容証明郵便の書き方には、公的証明を成立させるための厳格な書式規定が設けられています。
縦書きの場合は「1行20字以内・1枚26行以内」、横書きの場合は「1行20字以内・1枚26行以内」「1行26字以内・1枚20行以内」「1行40字以内・1枚10行以内」のいずれかのフォーマットに厳密に収めなければなりません。句読点やカッコも1文字として計算され、文字数をオーバーすると窓口で受理を拒否されるため注意が必要です。
文書には以下の要素を正確に記載します。
- 差出年月日：発送する実際の日付
- 受取人の住所・氏名：相手の住民票上の住所または法人登記上の本店所在地と代表者名
- 差出人の住所・氏名：自身の住民票上の住所・氏名および押印
- 請求の趣旨と原因事実：「いつ、いかなる契約に基づき、何を請求するのか」を客観的かつ簡潔に記載
- 履行期限と法的措置の予告：「本書面到達後〇日以内にお振込みください。期限内にご対応いただけない場合は、法的措置（訴訟提起等）へ移行します」といった明記
インターネット上では、公的機関や法律事務所が提供する内容証明テンプレート無料雛形をダウンロードして利用できます。ただし、テンプレートをそのまま写すのではなく、自身の個別事情に合わせて事実関係の誤りがないか慎重に精査することが重要です。
