ビジネスメールの視認性を高めるうえで、文字の配置と改行の美しさは無視できません。スマートフォンでのメール閲覧比率が70%以上に達する現在、横スクロールが発生したり、不自然な位置で単語がちぎれたりする宛名は、相手にストレスを与えます。
宛名の改行における黄金ルールは、「会社名」「部署名・役職」「氏名」でそれぞれ行を分けることです。1行にすべてを詰め込もうとすると、画面幅によって勝手な位置で折り返され、極めて読みづらくなります。
基本構成は以下の通りです。
株式会社〇〇〇〇
デジタルマーケティング統括本部 第一営業部
部長 山田 太郎 様
肩書きが非常に長い場合の分割テクニック
近年は組織の細分化やグローバル化に伴い、「執行役員常務最高情報セキュリティ責任者兼DX推進本部長」といった長大な役職名を持つ役員も珍しくありません。この場合、1行に収めようとすると視覚的なバランスが崩れます。
長い役職は「組織上の役職」と「業務上の肩書き」の切れ目、あるいは役職名と氏名の間で改行を入れます。
株式会社〇〇〇〇
DX推進本部
執行役員最高情報責任者（CIO）
山田 太郎 様
複数の役職を兼務している場合の処理法
相手が複数の役職を兼ねている場合は、今回のメールの用件に直接関係する役職を記載するか、名刺に記載されている序列の高い役職を1つ採用します。どうしても両方を明記する必要がある場合は、「役職A 兼 役職B」とするか、2行に分けて記載するのがスマートです。
