店頭での手続きをスムーズに進めるためには、伝票（送り状）の準備方法を事前に選んでおくことが肝要です。従来の手書き複写伝票と、現在主流になりつつあるデジタル発送サービスには、それぞれ明確なルールが存在します。
まず手書き伝票を利用する場合、店頭のレジカウンターで「宅急便（またはゆうパック）の伝票をください」と店員に申し出ることで、その場で無料で受け取ることができます。この際、最も注意すべきは「元払い（発送人が送料を払う）」と「着払い（受取人が送料を払う）」で伝票用紙そのものが異なる点です。ヤマト運輸の場合、元払いはピンク色基調、着払いはオレンジ色基調の伝票に分かれています。日本郵便のゆうパックも同様に青系と赤系で区別されており、間違った伝票に記入してしまうと最初から書き直しになるため注意してください。
伝票記入においてトラブルが多発しているのが「品名」の記載欄です。航空法および各社の運送約款により、安全管理が年々厳格化されています。「日用品」「雑貨」「プレゼント」「お土産」といった曖昧な表現は受付段階で拒否されます。「衣類（綿100%）」「陶器製マグカップ」「書籍」など、具体的な材質や用途まで明記しなければなりません。特にリチウムイオンバッテリーを内蔵する小型家電や香水、スプレー缶などは航空便への搭載制限があるため、内容物の正確な申告が必須です。
一方、2026年に利用者が急増しているのが、伝票の手書きを一切行わない「スマホ発送」です。ヤマト運輸の公式アプリや「宅急便をスマホで送る」サービスを利用すれば、事前に住所録から相手先情報を入力し、オンライン決済（クレジットカードや各社コード決済）まで済ませておくことができます。発行された二次元コードをセブン-イレブンのレジで提示するか、ファミリーマートのマルチコピー機にかざすだけで、わずか1分足らずで送り状が自動印刷され、現金要らずで手続きが終了します。
