突如として送受信が停止した際、ユーザーが真っ先に実行すべき初動対応がある。原因の切り分けを行わないまま設定を乱暴に変更すると、問題はさらに泥沼化する。まずは以下のチェックリストを順に確認してほしい。
第1に疑うべきは、クラウドストレージの容量制限だ。近年のメールアカウントは、オンラインストレージと容量枠が統合されているケースが極めて多い。写真や大容量ファイルのバックアップで上限に達していると、送受信機能そのものが予告なしに凍結される。不要な大容量添付ファイルの削除やゴミ箱の完全消去を行うだけで、数分後に受信が再開されるケースは驚くほど多い。
第2に、ウェブ版クライアントとローカルアプリの同期状態を確認する。ブラウザから直接ウェブメールにログインし、そこには新着メールが届いているか確かめる。もしウェブ版に届いているなら、手元のPCやスマートフォンのクライアント側に設定齟齬がある証拠だ。
第3に、送信元に別ルート（チャットツールや電話）で連絡を取り、バウンスバック（配信不能通知）が返っていないかを照会する。エラーコードに「550 5.7.26」などの認証不合格を示す数字が含まれていれば、ドメイン認証の設定修正を相手先または自社管理者に依頼する必要がある。
