地域団体の総会や各種セミナーの会場として支持されているのが、ザ・ヒロサワ・シティ会館 分館 集会室です。第1集会室から第5集会室など複数の部屋が用意されており、定員20名程度のコンパクトな会議から、仕切りを外して100名規模を収容する研修会まで柔軟に対応できる仕様になっています。床面や机・椅子の配置もスタンダードなスクール形式に対応しており、実用本位の堅牢な造りが特徴です。
利用者が最も気になるザ・ヒロサワ・シティ会館 分館 利用料金は、民間の貸会議室やホテルバンケットと比較して極めて安価に設定されています。午前（9:00〜12:00）、午後（13:00〜17:00）、夜間（17:30〜21:00）、あるいは全日といった時間枠ごとに区分されており、小規模な集会室であれば数千円単位の基本使用料で確保可能です。ただし、取材で判明した注意点として「冷暖房使用料（基本料金の約2割〜3割相当の加算）」や「マイク・プロジェクター等の付属設備使用料」が別途発生する点が挙げられます。予算試算を行う際は、基本使用料だけで計算せず、付帯料金を含めた総額で見積もる必要があります。
予約手続きにおいては、茨城県の公共施設予約システムを通じたオンライン確認と窓口申請を適切に使い分けることが求められます。ザ・ヒロサワ・シティ会館 施設予約 空き状況はウェブ上でリアルタイムに閲覧できるものの、一般利用の受付開始時期（原則として利用日の数か月前）には土日祝日を中心に予約が殺到します。特に年度初めの4月〜5月や秋の文化シーズンは、公的団体や定期利用サークルの枠で早期に埋まる傾向があるため、日程が決まり次第、抽選および先着受付の解禁日に即座にエントリーするスピード感が欠かせません。
