ITサポート窓口やビジネス現場のヒアリングにおいて、PDF貼り付けに関するトラブル相談は毎月上位を占めています。SNSや知恵袋等のコミュニティでも「送った相手先でPDFが開けない」「Wordのファイルサイズが数百メガバイトに肥大化してメール送信できない」といった悲鳴が日常的に投稿されています。
現場で実際に多発している2大トラブルの背景を検証します。
トラブル1：リンク貼り付けによる「ファイル行方不明」
オブジェクト挿入時に「ファイルへのリンク」にチェックを入れた場合、Word文書内にはPDFの実データではなく「ローカルPC内の保存場所（パス）」のみが記録されます。そのため、そのWordファイルをメール添付で社外や他部署に送信すると、相手のPCには元ファイルが存在しないため「リンクされたファイルを開けません」「埋め込みオブジェクトが表示されない」というエラーが発生します。外部送信用文書では必ず「埋め込み」を行うか、高画質画像として貼り付ける必要があります。
トラブル2：スマホ・Mac環境での表示互換性
Windows版Wordで作成したOLEオブジェクト（埋め込みPDF）は、スマートフォン版Wordアプリや一部のMac環境、Web版Wordで開いた際に、単なるプレースホルダー画像として扱われ、ダブルクリックしてもPDFが開けないケースがあります。多種多様なデバイスで閲覧されることが想定される文書では、PDFをクラウド（OneDriveやSharePoint）に保存した上で共有リンクを記載するか、画像貼り付けを選択するのが確実です。
