郵便局の窓口や印刷注文画面でテンプレートを選択する際、基本的なマナーの型を把握しておかなければ、後から恥をかくことになりかねない。喪中はがきの文面には、通常の書簡とは異なる厳格なルールが存在する。
まず、喪中挨拶状の文面には「句読点（、や。）」を一切用いないのが伝統的な作法である。これには「お祝い事や弔事の儀礼が滞りなく流れるように」「慶弔の儀式を途切らせないように」という慣習的な願いが込められている。また、文字のフォント（書体）は楷書体や行書体、明朝体が基本であり、印刷の色味は黒墨（通常の黒インク）または薄墨（うすずみ）が用いられる。近年は薄墨風の淡いグレー印刷が上品であるとして人気を集めている。
郵便局の定型テンプレートでも広く採用されている標準的な構成案は以下の通りだ。
喪中につき年末年始のご挨拶をご遠慮申し上げます 今年〇月に 祖父 〇〇が 〇〇歳にて永眠いたしました 本年中に賜りましたご厚情に深く感謝申し上げますとともに 明年も変わらぬご交誼を賜りますようお願い申し上げます 寒さ厳しき折柄 皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます 令和〇年十一月
記載内容の注意点として、近況報告や他の私用（結婚、出産、引っ越しなど）を同じはがきに併記することはタブーとされている。あくまで故人を偲び、年賀欠礼を伝える単一目的の通知に徹しなければならない。
また、誰が亡くなったときに喪中はがきを出すべきかという親等の判断基準も重要だ。一般的には二親等以内の親族（配偶者、父母、義父母、子ども、祖父母、兄弟姉妹）が亡くなった場合に喪に服し、欠礼状を出す。三親等以降（伯父・叔母など）は同居していない限り年賀状を出しても差し支えないとされている。特に祖父母の場合、別居していて自身が葬儀の施主を務めていない場合は、喪中にせず通常通り年賀状を交わす家庭も近年増えている。
