宛名書きにおいて最も頻発するミスが、敬称の混用である。「組織宛て」と「個人宛て」で用いるべき敬称は明確に分離されており、これを混同することはビジネス基礎力の欠如と直結して受け取られる。
基本構造として、会社名や部署名、学校名などの組織に対しては「御中」を用いる。一方で、特定の担当者や教諭など特定の個人に対しては「様」を用いる。「〇〇株式会社 御中 〇〇部長様」のように併記するのは誤用であり、「〇〇株式会社 〇〇部 部長 氏名 様」と書くのが正しい。役職名（部長、課長、校長など）それ自体が敬称の性格を持つため、「〇〇部長様」と重ねるのも避け、「部長 〇〇 〇〇 様」と氏名の下に敬称を添えるのが正式な表記である。
教育実習のお礼状では、誰宛てに送るかによって宛名の構造が変わる。実習生全体、あるいは個人として学校全体にお礼を伝える場合は、中央に「学校名 校長 氏名 様」と校長宛てに送り、脇に「教育実習担当 〇〇先生」「指導教諭 〇〇先生」と連記するか、職員室全体へ向け「教職員御一多样」と添える形態をとる。実習を受け入れてくれた現場の組織体制に応じた敬称の選択が求められる。
一方、封筒の裏面に記載する差出人情報も疎かにできない。和封筒の場合、中心線より右側に住所を、左側に氏名をバランスよく配置するのが伝統的な書式である。郵便番号枠が印刷されている場合はその幅に合わせて左下に寄せて書く形式も現代では広く定着している。左上には投函日（例：令和〇年〇月〇日）を小さく明記することで、いつ発信された手紙であるかが受け手に即座に伝わる。
