スキャンとは？紙のデータ化からスマホ活用術・関連用語まで徹底解説について知っておくべき 注意点を分かりやすく解説いたします。

英語の「scan（細かく調べる、見渡す）」を語源とするスキャンは、情報処理の分野において「対象物に光を当て、反射した光の情報をセンサーで読み取ってデジタルデータに変換する処理」を指します。紙に印刷された文字や写真だけでなく、バーコードの読み取りや立体物の形状測定など、幅広い領域で用いられる技術です。

オフィス業務で最も混同されやすいのが「スキャン」と「コピー」の違いです。両者は入り口となる読み取り工程こそ同じですが、最終的なアウトプット（出力先）が根本的に異なります。

比較項目スキャン（Scan）コピー（Copy）編集部の見解・評価出力形式PDF、JPEG、PNGなどのデジタルデータ紙（トナーやインクによる印刷物）用途に応じた完全な使い分けが必要コスト構造用紙・インク代ゼロ（保存用ストレージのみ）印刷枚数に応じた用紙代・トナー代・カウンター料金データ化により中長期的な経費を大幅圧縮可能保存・検索性クラウド保存・OCR文字検索が可能物理キャビネットでのファイリング、手作業で探索業務効率化においてスキャンが圧倒的優位共有の手間メールやチャットで即時共有可能手渡し、郵送、社内便など物理的移動が必要リモートワーク環境ではスキャンが必須基盤