ネット上の情報やSNSでは、返信用封筒に関する誤った俗説が散見されます。恥をかかないために、よくある3つの誤解を正しく整理しておきましょう。
誤解1：二重線ではなく「斜め線1本」や「×印」で消してもよい？
宛名の訂正は「定規を用いた二重線」が正式なマナーです。フリーハンドのぐにゃぐにゃとした線や、ペンで塗りつぶす行為、×印をつける行為は極めて失礼とされます。なお、縦書きで「行」の1文字だけを消す際に斜めの二重線を用いる手法もありますが、文字を垂直に貫く縦二重線でも問題ありません。大切なのは「定規を当てて真っ直ぐ丁寧に消す」姿勢です。
誤解2：返信用封筒には必ず「添え状（送付状）」を入れなければならない？
これには状況に応じた使い分けが必要です。アンケートの返送や受領書の返送など、定型業務で書類のみを返すことが想定されている場合は添え状を省略しても失礼にはあたりません。しかし、就職活動・転職活動における応募書類、契約書、追加提出書類などを送る際は、1枚の添え状を添えるのがビジネスマナーの基本です。「誰が・何を・何のために送ったのか」を明記することで、受取側の事務処理を円滑にする気配りとなります。
誤解3：ペンは何を使っても同じ？
筆記具選びも重要です。使用すべきは「黒の油性ボールペン」または「黒の水性ゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm）」です。薄いインクのペンやサインペン（裏写りするもの）、鉛筆、そして摩擦熱で文字が消えるフリクションペンは公的・ビジネス文書において絶対に使用してはいけません。郵便物の配送過程で雨に濡れたり摩擦が起きたりしても消えないインクを選ぶのが鉄則です。
