書面決議は、機動的な意思決定が求められる臨時株主総会の書面決議はもちろん、毎年決まった時期に開かれる定時株主総会でも活用できます。
株主総会の書面決議スケジュールを組み立てる際は、「提案書の発送・送付」「同意書の回収」「決議成立日の確定」という一連のタイムラインを意識します。一般的な進行の流れは次の通りです。
1. 取締役会（または取締役の決定）において、株主総会に提案する議案内容を決定する。
2. 各株主に対して「提案書」および「同意書」を送付する。
3. 株主全員から署名・押印された同意書（または電磁的記録による承諾）を回収する。
4. 最後の株主の同意書が会社に到達した日をもって決議が成立する。
5. 取締役が株主総会議事録を作成し、会社に10年間据え置き保存する。
なお、定時株主総会のみなし決議による決算承認を行う場合は、「報告事項（事業報告）」の取り扱いにも配慮が必要です。会社法第320条（株主総会への報告の省略）に基づき、取締役が株主全員に対して報告すべき事項を書面等で通知し、株主全員から「報告を株主総会に報告しない旨の同意」を得るか、報告事項の受領について異議がない状態を整えることで、報告事項も総会開催なしで完了させることができます。
