ウェルキャンプ西丹沢の予約は、公式サイトのオンラインシステムを中心に行われます。例年、ゴールデンウィークや7月〜8月の夏休みシーズン、9月〜10月の3連休・紅葉シーズンには予約開始直後からサイトが埋まる激戦状態となります。
混雑期に訪れる際の実態として知っておくべきは、チェックイン時の受付渋滞です。繁忙期の午前中〜正午過ぎには管理棟前の進入路に車の列ができることがあります。混雑を避けるためには、チェックイン開始時刻より少し早めに現地周辺へ到着するか、あえて午後遅めの時間帯に到着するタイムマネジメントが有効です。
また、広大な敷地であるがゆえに「炊事場や温水シャワー・トイレまでの移動距離」が数分かかる区画も存在します。小さな子ども連れや夜間の移動に不安がある場合は、予約時にサニタリー棟に近いサイト位置をリクエスト・指定できるか事前に確認しておくことが推奨されます。
