大手新聞社や通信社、放送各局の編集現場には、一般社団法人共同通信社が発行する『記者ハンドブック』や日本新聞協会編『新聞用語集』をはじめとする厳格な表記ガイドラインが存在します。各社が「首相」と「総理」をどのように使い分けているのか、その背景には物理的な制約と受け手への配慮が絡み合っています。
新聞紙面における最大の制約は「見出しの文字数」です。限られた段数とスペースの中で緊迫した政局を伝える際、4文字の「総理大臣」はもちろん、3文字の「〇〇総理」よりも、漢字2文字の「〇〇首相」を用いた方が1〜2文字の余白が生まれます。この極小のスペースに「会談へ」「退陣論」「指示」といった動詞や重要語句を詰め込むため、活字メディアの見出しでは圧倒的に「首相」が優先採用されてきました。大手全国紙の校閲関係者によると、1行あたりの見出し文字数が10〜12字程度に制限されるレイアウト構造において、文字の節約は報道の死活問題とされてきた歴史があります。
一方、電波メディアであるテレビ報道では異なる力学が働きます。ニュース番組のテロップ（文字表示）では新聞同様に字数が少なく収まりの良い「首相」が多用される傾向にありますが、アナウンサーが原稿を読み上げる音声言語では「〇〇総理」や「〇〇総理大臣」という表現が頻繁に選択されます。耳で聞いた際に「しゅしょう」という音は同音異義語（主将、酒場など）と混同されるリスクがわずかにあり、さらに敬称としての響きが弱い側面を持ちます。そのため、画面上の字幕は「首相会見」、ナレーション音声は「〇〇総理は本日午後の会見で……」といった使い分けが意図的に行われています。
