過去メールをすべて手元のPCへ常時表示させておくべきか否かは、利用しているハードウェア環境や業務特性によって判断が分かれます。自身のワークスタイルに合致した運用方針を明確にしておきましょう。
「過去のメールをすべてダウンロード」に設定すべき人
- 過去の商談履歴や証跡を頻繁に振り返る営業・法務・管理職
- 飛行機や新幹線など、オフライン環境で過去メールを検索・閲覧する機会が多い人
- PCの内蔵ストレージに十分な余裕（空き容量が100GB以上）がある人
同期期間を「1年以下」に留めておくべき人
- ストレージ容量が128GB〜256GB程度のノートPCを利用している人（全件キャッシュによりCドライブが圧迫され、Windows全体の動作遅延を招くリスクがあります）
- 送受信の9割が直近1か月以内に完結し、過去データはWeb版Outlookで時々確認できれば十分な人
- 社内のセキュリティ規定により、ローカル端末への長期データ保存が制限されている人
