書面の作成においては、ビジネスマナーと形式的な要件を確実に満たす必要があります。人事記録として保管される公式文書であるため、手書き（黒のボールペンや万年筆）またはPC作成のいずれでも問題ありませんが、会社の指定フォーマットがある場合はそれに従います。
退職願の標準的な書き方と文面例
退職願は、会社に対して「退職させていただきたくお願い申し上げます」と願い出る表現を用います。
【退職願 文面例】 退職願
私事（または「私儀」）
このたび、一身上の都合により、勝手ながら2026年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
2026年〇月〇日（提出日）
営業部 山田 太郎（署名・捺印）
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿
退職届の標準的な書き方と文面例
退職届は、すでに合意された退職を確定事項として「退職いたします」と言い切る表現を用います。
【退職届 文面例】 退職届
私事（または「私儀」）
このたび、一身上の都合により、2026年〇月〇日をもって退職いたします。
2026年〇月〇日（提出日）
営業部 山田 太郎（署名・捺印）
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿
※自己都合退職と会社都合退職では記載内容が異なります。倒産・解雇・早期希望退職など会社都合による退職の場合は、「一身上の都合」と書くと自己都合扱い（雇用保険の給付制限期間が発生する等）にされてしまうリスクがあるため、「貴社、希望退職の募集に応じ」「会社都合により」と具体的に明記します。
退職届の封筒の書き方・渡し方のマナー
書類を入れる封筒にも明確なマナーが存在します。
- 封筒の選び方：白無地で中身が透けない二重封筒（長形3号または長形4号）を使用。郵便番号枠のないものが最もフォーマルです。
- 表面の記載：中央やや上に「退職願」または「退職届」と縦書きで記載。
- 裏面の記載：左下に自分の所属部署名とフルネームを記載。手渡しする場合は封を閉じず（糊付け不要）、郵送する場合は糊付けして「〆」マークを記入。
- 渡し方：手渡しが原則です。会議室など周囲の目がない場所で、上司に対して「お時間をいただきありがとうございます。退職の件、正式な書類を作成いたしました」と添えて両手で手渡します。
