メールやチャットツールの普及に伴い、対面よりもテキストでの「知る」の伝達機会が急増しています。トーン＆マナーを一段引き上げるビジネスメール例文をケース別に整理します。
ケース1：取引先の担当者や役員を以前から知っていた場合
「〇〇様のことは以前からよく知っています」と書くと、親近感を演出するつもりが軽薄さを露呈してしまいます。謙譲語を用いて敬意を払いましょう。
「〇〇様のご活躍につきましては、かねてより噂に伺っており、お名前を深く存じ上げております。この度ご一緒できますことを大変光栄に存じます。」
ケース2：共有されたプロジェクトの前提条件を既に知っていた場合
相手の説明に対し「その経緯は知っています」とだけ返すと、不毛な対立を生みかねません。「理解している」旨と「情報提供への感謝」をセットで表現します。
「詳細なご説明をいただき恐縮です。本件の背景および現行の課題につきましては、弊社内でも重々承知いたしております。頂戴した方針に沿って進めさせていただきます。」
ケース3：新任の挨拶で「自分の名前を覚えてほしい」と伝える場合
新規着任メールの結びで「私のことを知っておいてください」と伝えるのは論外です。古くから商談で好まれる定型表現を活用します。
「未熟者ではございますが、一日も早く貴社のお役に立てるよう粉骨砕身努めてまいります。何卒お見知り置きくださいますようお願い申し上げます。」
ケース4：相手がとある情報を持っているか確認したい場合
「知っていますか？」は尋問のような冷たさを伴います。「〜はご存知でしょうか？」あるいは「お耳に入っておりますでしょうか」と柔らかく打診します。
「来月より改訂されます新レギュレーションの詳細につきましては、すでにご存知でしょうか。もしお手元に資料がございませんでしたら、共有させていただきます。」
