お礼状の文章は、伝統的な手紙のフォーマットに沿って組み立てると失礼がなく、すっきりとまとまります。構成要素は以下の6ステップです。
1. 頭語（拝啓、謹啓など）
2. 時候の挨拶（季節に応じた時候の言葉＋相手の健康を気遣うフレーズ）
3. 品物をいただいたことへの御礼（具体的な品名と到着の報告）
4. 家族や社員で喜んでいただいた様子（味の感想や感謝のエピソード）
5. 結びの挨拶と相手の健康を祈る言葉
6. 結語・日付・差出人・宛名（敬具、敬白など）
時候の挨拶は、お礼状を出す時期（7月〜8月上旬）に合わせて選びます。7月上旬であれば「小暑の候」や「盛夏の候」、7月下旬から8月上旬なら「猛暑の候」や「酷暑の候」、立秋（8月7日頃）を過ぎてからの発送であれば「残暑の候」や「晩夏の候」を用います。
便箋と封筒の選び方にも配慮が求められます。ビジネスや目上の相手に対しては、白無地の和紙や縦罫線の入った便箋を選び、封筒も白無地の二重封筒（不幸事を連想させない慶事用）を使うのが最も格式の高い形式です。
