学校英語で習う直訳調の英文は、時に硬すぎたり、逆に無礼な印象を与えたりすることがある。ネイティブスピーカーが実際のビジネスシーンで頻用する表現を取り入れるだけで、文章の説得力と親しみやすさは格段に向上する。
例えば、「都合の良い時間を教えてください」を直訳して "Tell me your convenient time." と書くのは避けるべきだ。これは相手に対する命令口調に聞こえる危険性がある。代わりに "Please let me know what time works best for you." や "What time would be convenient for you?" という表現を使うのが一般的だ。
また、相手の予定に柔軟に対応する姿勢を示す際には "I am flexible with my schedule on that day."（その日でしたら柔軟に対応可能です）というフレーズが非常に重宝する。一方的な都合を押し付けるのではなく、協調的な姿勢を示す表現選びこそが、取引先との信頼関係を築く鍵となる。
