式典への入場券を兼ねた公式の案内状（入場券・二次元コード付きハガキ等）は、例年12月上旬から中旬にかけて順次発送されます。横浜市に住民登録がある対象者へ一斉に郵送される仕組みです。
進学や就職に伴って市外へ住民票を移している場合でも、横浜市の出身者であれば手続きを行うことで参加が可能です。秋頃に市の公式ウェブサイト上に開設される事前申請フォームから申し込むことで、市外在住者向けの案内状や入場コードを取得できます。
万が一、12月下旬になってもハガキが届かない場合や紛失した場合は、市のコールセンターや特設窓口へ問い合わせることで当日会場での再発行対応を受けられます。直前になって慌てないよう、12月半ばの郵便受けはこまめにチェックしておきましょう。
