表敬訪問を円滑に進めるためには、事前調整から当日の退室まで綿密なタイムマネジメントが求められます。
1. 依頼文の送付とアポイント取得
訪問希望日の1ヶ月〜3週間前までに、訪問趣旨、参加者名簿、希望日時を明記した「表敬訪問依頼文（公文形式）」を送付します。自治体の場合は担当課（スポーツ推進課、商工振興課など）が窓口となり、秘書課と日程調整を行います。
2. 当日の標準的なタイムスケジュール（15分枠の例）
表敬訪問の所要時間は15分〜20分程度と極めてタイトに設定されるのが通例です。
・開始0〜2分：入室、紹介、名刺交換（立礼での簡潔な挨拶）
・2〜7分：訪問者側からの趣旨説明・報告・感謝の言葉
・7〜12分：受入側（首長・代表者）からの祝辞・激励の言葉・歓談
・12〜14分：記念品贈呈（ある場合）および記念写真撮影
・14〜15分：謝辞を述べて速やかに退室
