屋外スポーツの幹事が最も恐れる事態が、悪天候による大会の当日順延や中止です。ほっともっとをはじめとする中食チェーンにおいて、食品ロスの観点から当日キャンセルは原則として100％のキャンセル料が発生します。
一般的な団体予約のキャンセル猶予期限は「前日午前中（12時まで）」です。この時刻を過ぎると、工場での仕込みや下処理が完了してしまうため、食材費・人件費の負担が発生します。雨天順延が予想される予報が出ている場合は、以下の3つの防衛策を事前に講じておく必要があります。
第1に、予約申込の段階で「少年野球の大会で雨天順延の可能性がある」旨を店長に共有し、最終判断リミットの時刻を擦り合わせておくこと。第2に、前日夕方の天気予報で降水確率が80％を超えている場合は、主催者側の判断を待たずに仮キャンセルの打診を行うこと。第3に、万が一当日中止となり弁当が納品された場合に備え、保護者や近隣家庭へ定価で引き取ってもらう緊急連絡網をあらかじめ整備しておくことです。
