お詫び状において最も警戒すべきは、書き手の自己保身が透けて見える文章です。相手の怒りを増幅させてしまう代表的なNGパターンを把握しておきましょう。
1. 「〜のつもりではありませんでしたが」という弁解
自分の意図を弁明する言葉は、相手には「悪気はなかったのだから許してほしい」という責任逃れに聞こえます。行為の結果として相手が被害や不快感を被った事実のみに焦点を当て、過失を認める姿勢を貫いてください。
2. 「もしご不快な思いをさせたのであれば」という仮定条件
「もし〜なら」という条件付きの謝罪は、「自分は悪いと思っていないが、相手が勝手に怒っている」と受け取られる典型的なフレーズです。「ご不快な思いをおかけしてしまい」と言い切り、自身の非を明確にすることが肝要です。
3. 「私どもにも事情がありまして」などの背景説明の長文
トラブルに至る経緯を詳細に書きすぎると、たとえ事実であっても言い訳と判断されます。経緯の説明は必要最小限にとどめ、「配慮が至らなかった」「油断があった」という反省の言葉に文字数を割くべきです。
