書類の折り方や封筒への挿入方向には、相手が開封した瞬間に最も読みやすい状態を提供するという日本特有の配慮が込められています。
正確な「三つ折り」の手順
退職届の折り方は、印刷面・筆記面を内側にする「内三つ折り」が基本です。
- 退職届を用紙の表面（文字が書かれている側）を上にして平らな机に置きます。
- 用紙の下側3分の1を、上に正確に折り上げます。
- 次に、用紙の上側3分の1を、下に向かって折り重ねます（これで「退職届」という表題が上部で隠れる形になります）。
- 折り目は定規などを使って真っ直ぐ、しっかりとつけます。
封筒への入れ方と向き
封筒を裏面（自分が署名した側）を向けた状態にして置きます。三つ折りにした退職届の「右上（書き出しの『退職届』や『私事』がある側）」が封筒の裏面の上部に来るようにして滑り込ませます。これにより、受取人が封筒の裏側から開封して中身を取り出した際、スムーズに書き出し部分を展開できるようになります。
「手渡し」と「郵送」で異なる封印ルール
- 手渡しの場合：原則として「糊付けしない」のが標準マナーです。上司や人事担当者がその場で開封して内容を確認する可能性があるためです。フタ（ベロ）を折り返すだけで渡します。「〆」や「封」の封印マークも不要です。
- 郵送の場合：退職届を入れた白封筒に糊（または両面テープ）をつけてしっかりと封じます。フタの閉じ口の中央に、黒のペンで「〆」（しめ）または「封」と封印を記入します。「×」に見えないよう、正確な「〆」の字を意識してください。
