ネット上の口コミや知恵袋などで散見される「TOSSで空き状況に『空き』とあったので向かったら埋まっていた」「電話しても繋がらない」といった不満の背景には、アナログとデジタルが混在する事務処理プロセスのタイムラグが存在します。
窓口予約が必須となっている球技場では、利用者が体育館の管理事務所に出向いて申請書を記入し、職員が台帳とシステムを突合して確定処理を行います。そのため、窓口で申請が行われているまさにその瞬間、TOSSの画面上にはリアルタイムで反映されない数十分から数時間のラグが生じるケースがあります。
また、雨天時のグラウンドコンディション悪化に伴う利用中止や、直前のキャンセル規定に関する誤解も多発しています。芝生ピッチはデリケートな管理が求められるため、降雨中や雨上がり直後は施設管理者の判断により芝生保全のための利用制限・グラウンドクローズが発令されます。ネット上のスケジュール表には反映されない現場独自の安全管理措置が取られるため、「晴れているのに使えなかった」といった利用者の不満に繋がる事例も見受けられます。
確実に空き枠を捉えるためには、TOSSの画面を盲信するのではなく、毎月の一般予約受付開始日（公表スケジュールに準ずる）の朝に直接管理事務所へ確認を入れる手順が欠かせません。
