経理精算や確定申告において、税務署から「架空経費ではないか」「私的な支出ではないか」と疑われないためには、形式を整えるだけでは不十分です。実質的な取引の正当性を証明できる記載が求められます。
「お品代」「上様」は2026年現在も通用するのか？
昔からの商慣習として多用されてきた「宛名＝上様」「但し書き＝お品代」の組み合わせは、税務上のリスクが非常に高いと言わざるを得ません。
消費税法および適格請求書等保存方式（インボイス制度）の原則では、交付を受ける事業者の「氏名または名称」の記載が求められます。飲食業や小売業、タクシー代など「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の発行が認められている業種を除き、宛名のない領収書や「上様」表記は仕入税額控除の対象外とされる危険性があります。
但し書きについても「お品代」ではなく、「〇〇プロジェクト用備品代」「書籍（専門書）代」のように、業務関連性が第三者から見ても一目で分かる具体的な品目を記載してもらうのが実務の基本です。
経費精算で認められる書類の条件と社内規程の落とし穴
税務上は有効なレシートであっても、社内規程によって「手書き領収書のみ精算可能」と定められている企業が一部残っています。しかし、内訳が記載されていない手書き領収書よりも、明細が克明に印字されたレシートのほうが社内不正（私的な買い物の混入）を防ぐ観点からも圧倒的に有利です。
経費精算で否認されないための必須条件は以下の5点です。
- 取引年月日：支払いが実行された正確な日付
- 取引先名：発行元の正式社名または屋号、店舗名
- 金額：支払った税込総額
- 取引内容：購入した物品・サービスの具体的な品名・内訳
- 受取人名：支払った側の会社名または屋号（簡易インボイス対象外の場合）
