軽井沢セミナーハウスを利用するにあたって、最も多くのトラブルを生んでいるのが「利用資格に関する誤解」です。
第一の誤解は、「早稲田大学の関係者が1人でもいれば、一般の友人のみで泊まれる」という思い込みです。大学の規定上、早稲田大学の正規学生、専任・非常勤教職員、または校友（卒業生）本人の宿泊・同行が絶対条件となります。大学の福利厚生施設である以上、学外者のみのグループに名義貸しを行う行為は厳格に禁止されており、違反が発覚した場合はサークルの公認取消や利用停止処分といった重いペナルティが科されます。
第二の盲点は、「軽井沢駅からの移動手段と買い出しの難易度」です。地図上では中軽井沢エリアに位置していますが、坂道が多く、徒歩でのアクセスは現実的ではありません。最寄りのコンビニエンスストアやスーパー（ツルヤ軽井沢店など）までも距離があるため、アルコール類や夜食を現地で調達しようとすると車が不可欠になります。自家用車やレンタカーを利用しない合宿グループは、駅からのタクシー配車や事前の買い出し計画を緻密に立てておく必要があります。
