西宮市立市民ギャラリーを展示会場として確保するためには、定められた手順に沿って手続きを進める必要があります。公立ギャラリーの利用枠は競争率が高く、思いつきの直前予約は原則として不可能です。
基本となる予約方法は、利用希望日の前年秋〜冬にかけて実施される「定期利用申込・一括抽選会」への参加です。西宮市文化振興財団が公表する募集要領に従い、希望する展示室と利用期間（原則として水曜日搬入〜日曜日撤収などのブロック単位）を指定してエントリーします。
抽選後に生じた空き日程については随時先着順で予約が受け付けられますが、春秋のベストシーズン（気候が穏やかで来館者が増える4〜5月、10〜11月）は抽選段階で即座に埋まる傾向にあります。展示計画を立ち上げる際は、「開催希望時期の1年前から準備を開始する」というスケジュール感を徹底してください。
