仕事関係者へ身内の不幸を報告した際、または訃報に対して上司や取引先からお悔やみメールが届いた場合は、迅速かつ簡潔な返信が基本です。業務上の配慮（忌引休暇の取得など）に対する感謝もあわせて伝えます。
上司に対する返答では、過度に畏まりすぎず、誠意と業務への配慮を盛り込みます。
【上司への返信例文】
「お悔やみのお言葉をいただき、誠に痛み入ります。また、急な休暇の取得に関しまして、温かいご配慮を賜り心より感謝申し上げます。不在の間は〇〇さんに業務の引き継ぎを行っております。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
取引先や社外関係者への返信では、相手の手間を取らせない工夫も大切です。
【社外・取引先への返信例文】
「ご多忙の折、ご丁寧なお悔やみのメールを頂戴し、深く感謝申し上げます。生前賜りましたご厚情に対し、故人に代わりまして心より御礼申し上げます。なお、メールでのご挨拶となりますこと、何卒ご容赦ください。恐縮ではございますが、本メールへのご返信はお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。」
