データ移行時に現場を悩ませるもう一つの問題が「文字化け」と「日付・数値の意図しない変換」です。特に社内システムから出力されたWordファイルや旧端末で作成された文書では、シフトJIS形式とUTF-8の競合によって特殊文字や丸数字（①②③など）が「?」に置き換わってしまうトラブルが頻発します。
文字化けしないデータ移行の真相は、エンコード設定の固定化にあります。メモ帳などのテキストエディタを経由する際は、必ず「UTF-8（BOM付き）」で保存してからExcelにインポートすることが鉄則です。また、Excel側で電話番号の先頭の「0」が消えてしまったり、品番のハイフンが引き算と誤認識されて日付化されるケースでは、貼り付け先列の表示形式をあらかじめ「文字列」に固定しておくことで確実に防ぐことができます。
