返信用封筒の表面には、あらかじめ差出人側の社名や担当部署とともに「〇〇株式会社 行」や「〇〇係 宛」と印刷されています。これをそのまま送り返すのはマナー違反です。相手に対する敬意を表すため、印刷された「行」や「宛」を消し、正しい敬称へ書き直す必要があります。
訂正の基本は、黒のボールペンや万年筆を用い、定規を使ってまっすぐ二重線（2本線）を引くことです。フリーハンドで雑に引いたり、修正テープや修正液で元の文字を塗りつぶしたりしてはいけません。また、斜線1本だけで消す方法も見受けられますが、ビジネス文書においては二重線で消すのが正式な作法です。
敬称の使い分けと書き直す位置のルールは以下の通りです。
- 企業・部署・団体宛の場合：「行」を二重線で消し、その左下または真下に「御中」と記入する。
- 個人名宛の場合：「行」を二重線で消し、その左下または真下に「様」と記入する。
- 「〇〇係」「〇〇担当」宛の場合：特定の個人宛でない限り、組織宛とみなして「御中」を使用する（例：採用係 御中）。
縦書きの封筒であれば「行」の真下に二重線を引き、文字の左隣または下に敬称を書きます。横書きの封筒の場合は、横二重線で消した右隣に敬称を配置するとバランス良く美しく仕上がります。
