手紙や公式文書における挨拶文には、古くから受け継がれてきた伝統的な基本構造が存在します。形式を把握しておくことで、相手に失礼のない洗練された文章を迷わず組み立てられるようになります。
基本的な手紙の構成は、「頭語」→「時候の挨拶」→「相手の安否を気遣う言葉」→「本題」→「結びの挨拶」→「結語」という順序で展開します。ここで最も気をつけたいのが、頭語と結語の正しい組み合わせです。
ビジネス文書や一般的な手紙では、「拝啓」に対して「敬具」を用いるのが最も標準的です。改まった改定文書や儀礼的な書状であれば「謹啓」に対して「敬白」や「謹言」を使用します。一方で、急ぎの用件を伝える「急啓」には「草々」を合わせるなど、対になるルールを崩さないことがマナーの第一歩です。
ビジネスメールにおいては、前文を省略して用件から入ることが一般的ですが、冒頭に「朝夕はめっきり冷え込んでまいりましたが、貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます」といった一言を添えるだけで、事務的な連絡業務に温かみと敬意が宿ります。
