返信用の封筒やハガキに記載されている「〇〇株式会社 行」や「〇〇事務局 宛」という表記は、受取側が自分自身に対して敬称をつけないという日本語の謙譲表現に基づいている。投函する側がそのまま送り返してしまうと、相手を呼び捨てにする形となり、ビジネスや冠婚葬祭の場では礼を失した行為とみなされる。
この返信作業で根底となるのが御中と様の使い分けだ。宛先が企業・学校・医療機関・部署などの「組織・団体」であれば「御中」を使い、担当者や恩師といった「個人」であれば「様」を添える。たとえば「〇〇株式会社 採用担当 行」となっている場合、最終的な受取人が個人を想定しているケースでは「採用ご担当者様」と直すのが望ましい。「〇〇株式会社 御中 担当者 様」のように一つの宛名に敬称を重ねるのは重複表現にあたり誤りとなる。
また、返信ハガキ 行の消し方として最も標準的な手法は、黒のボールペンや万年筆による「二重線」である。後述するように、赤ペンを使ったり修正液で物理的に元の文字を消去したりすることは、ビジネスマナーにおいて避けるべき作法とされている。
