そもそも「ご愁傷様（ごしゅうしょうさま）」とはどういう意味を持つ言葉なのでしょうか。「愁傷」の「愁」は憂いや悲しみを表し、「傷」は心の痛手を意味します。すなわち、「相手の身に起きた大きな悲しみや心の痛手を気の毒に思い、慰める」という強い共感の念を敬語化した表現です。
ここで多くの人が見落としがちなのが、「ご愁傷様です」と「お悔やみ申し上げます」のメディア特性（伝達手段）の違いです。文化庁の国語施策や一般的なビジネス文書規範において、両者には明確な住み分けが存在します。
「ご愁傷様です」は話し言葉（口頭語）限定の表現です。対面での挨拶や電話口で用いるのが適切であり、弔電、手紙、ビジネスメール、文面でのやり取りに用いるのは本来の作法から外れます。一方の「お悔やみ申し上げます」は、人の死を悼み悲しむ言葉であり、口頭でも文面でも使える万能な表現です。書面やメールで弔意を伝える際には、「謹んでお悔やみ申し上げます」や「哀悼の意を表します」を用いるのが正式なルールとなります。
